Polityka Prywatności

NECESSITAS

POLITYKA PRYWATNOŚCI I INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

 

Administrator danych:
Przedsiębiorstwo Handlowe Necessitas Krzysztof Czemiel
NIP: 6222870124
Rynek 26, 63-400 Ostrów Wielkopolski
kontakt@necessitas.pl | 799 053 501

 31 lipca 2026 r.

 

1. Informacje ogólne

Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego Necessitas, w szczególności klientów, osób posiadających konto, subskrybentów newslettera, osób kontaktujących się ze sklepem oraz użytkowników odwiedzających witrynę. Polityka realizuje obowiązek przejrzystego informowania o przetwarzaniu danych i powinna być udostępniona w łatwo dostępnym miejscu na stronie sklepu.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), polskimi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, świadczenia usług drogą elektroniczną, prawa telekomunikacyjnego i komunikacji elektronicznej oraz przepisami podatkowymi, rachunkowymi i konsumenckimi mającymi zastosowanie do działalności sklepu.

Administrator stosuje zasady zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności oraz rozliczalności. Dane nie są wykorzystywane w sposób niezgodny z celem, w jakim zostały zebrane, bez istnienia właściwej podstawy prawnej.

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Przedsiębiorstwo Handlowe Necessitas Krzysztof Czemiel, NIP 6222870124, prowadzące działalność pod adresem Rynek 26, 63-400 Ostrów Wielkopolski.

• Adres pocztowy i adres zwrotów: Rynek 26, 63-400 Ostrów Wielkopolski.
• Adres e-mail do spraw związanych z danymi osobowymi: kontakt@necessitas.pl.
• Numer telefonu: 799 053 501.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Kontakt w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych, w tym w celu realizacji praw, odbywa się bezpośrednio z Administratorem. Brak wyznaczenia inspektora nie ogranicza praw osoby, której dane dotyczą, ani obowiązków Administratora.

3. Definicje

Pojęcie	Znaczenie
Administrator	Przedsiębiorstwo Handlowe Necessitas Krzysztof Czemiel.
Sklep	sklep internetowy Necessitas działający w środowisku Magento.
Użytkownik	osoba odwiedzająca stronę Sklepu lub korzystająca z jej funkcjonalności.
Klient	osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna składająca zamówienie lub korzystająca z usług Sklepu.
Konto	indywidualny panel klienta utworzony w Sklepie.
Newsletter	usługa przesyłania informacji handlowych i treści marketingowych drogą elektroniczną po uzyskaniu wymaganej zgody.
Cookies	pliki tekstowe oraz podobne identyfikatory zapisywane lub odczytywane na urządzeniu Użytkownika.
CMP	mechanizm zarządzania zgodami, umożliwiający przyjęcie, odrzucenie lub zmianę zgód dotyczących technologii innych niż niezbędne.
RODO	Rozporządzenie (UE) 2016/679.
EOG	Europejski Obszar Gospodarczy.

4. Kategorie osób i danych

Zakres danych zależy od sposobu korzystania ze Sklepu. Administrator nie wymaga danych, które nie są potrzebne do realizacji określonego procesu. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest konieczne, gdy bez nich nie można zawrzeć lub wykonać umowy, wystawić dokumentu księgowego albo odpowiedzieć na zgłoszenie.

• Klienci i odbiorcy przesyłek: imię i nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, e-mail, telefon, dane zamówienia, preferowana dostawa i płatność.
• Przedsiębiorcy: dodatkowo firma, NIP i inne dane konieczne do wystawienia faktury.
• Posiadacze kont: dane logowania, historia zamówień, zapisane adresy i ustawienia konta.
• Subskrybenci newslettera: co najmniej adres e-mail, a gdy formularz to przewiduje również imię i dane o udzieleniu lub cofnięciu zgody.
• Osoby kontaktujące się: dane podane w wiadomości, w tym e-mail, telefon, treść korespondencji i załączniki.
• Użytkownicy strony: identyfikatory online, adres IP, parametry urządzenia i przeglądarki, informacje o interakcjach, zdarzenia e-commerce i ustawienia zgód.
• Osoby składające reklamacje lub odstępujące od umowy: dane identyfikacyjne i kontaktowe, numer zamówienia, opis sprawy, dokumentacja i dane rozliczeniowe niezbędne do zwrotu środków.

Administrator nie zamierza pozyskiwać szczególnych kategorii danych osobowych. Klient nie powinien przekazywać danych dotyczących zdrowia, przekonań, biometrii ani innych danych wrażliwych, jeżeli nie jest to bezwzględnie konieczne. W przypadku usługi MTM informacje o wymiarach sylwetki należy traktować jako dane osobowe, lecz co do zasady nie jako dane dotyczące zdrowia, o ile nie są łączone z informacjami medycznymi.

5. Źródła danych

Dane są pozyskiwane przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dotyczą: podczas składania zamówienia, rejestracji konta, zapisu do newslettera, kontaktu, reklamacji, zwrotu albo konsultacji dotyczącej oferty. Dane techniczne i informacje o aktywności mogą być pozyskiwane automatycznie przez serwer, Magento, pliki cookies, piksele i podobne technologie, zależnie od udzielonych zgód.

W ograniczonym zakresie dane mogą pochodzić od innych osób, przykładowo gdy zamawiający wskazuje inną osobę jako odbiorcę przesyłki. Osoba przekazująca dane innego odbiorcy powinna mieć podstawę do ich udostępnienia oraz poinformować tę osobę o przekazaniu danych Administratorowi.

6. Cele, podstawy prawne i retencja

Poniższa tabela przedstawia główne procesy. Okresy należy rozumieć jako zasady maksymalne lub kryteria ustalania okresu. Konkretna retencja może zostać wydłużona, gdy wymaga tego prawo, toczy się spór lub jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Proces	Zakres danych	Podstawa	Retencja / kryterium
Obsługa zamówienia i umowy sprzedaży	Dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe, zamówienie	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	przez czas realizacji umowy, następnie do upływu okresu roszczeń
Konto klienta	E-mail, dane profilu, historia i ustawienia	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	do usunięcia konta lub zakończenia usługi, następnie w zakresie roszczeń
Płatność Przelewy24 / pobranie	Dane zamówienia, kwota, identyfikator transakcji, dane kontaktowe	art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO	zgodnie z dokumentacją transakcji, obowiązkami podatkowymi i roszczeniami
Dostawa InPost i odbiór osobisty	Imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres/paczkomat, dane przesyłki	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	do dostawy i rozliczenia, następnie w zakresie reklamacji i roszczeń
Faktury i księgowość	Dane nabywcy, NIP, adres, transakcja	art. 6 ust. 1 lit. c RODO	przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi
Reklamacje, zwroty, odstąpienie	Dane klienta, zamówienie, korespondencja, żądanie	art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO	do zakończenia sprawy i upływu okresu roszczeń
Kontakt i zapytania	Dane kontaktowe i treść wiadomości	art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a przed zawarciem umowy także lit. b	do zakończenia korespondencji, następnie maksymalnie przez okres potrzebny do obrony roszczeń
Newsletter	E-mail, dane zgody, statystyki wysyłek w zakresie dopuszczalnym	art. 6 ust. 1 lit. a RODO; dodatkowo wymogi komunikacji elektronicznej	do wycofania zgody, następnie dane dowodowe przez okres roszczeń
Marketing własny bez użycia nieobowiązkowych cookies	Dane kontaktowe i historia relacji w dozwolonym zakresie	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	do skutecznego sprzeciwu lub ustania celu
GA4, Google Ads, Meta Pixel	Identyfikatory online, zdarzenia, parametry urządzenia i kampanii	art. 6 ust. 1 lit. a RODO	zgodnie z ustawieniami narzędzi i do wycofania zgody; szczegóły w CMP
Bezpieczeństwo i logi	Adres IP, logi, zdarzenia bezpieczeństwa	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	przez okres adekwatny do celu bezpieczeństwa i analizy incydentów
Dochodzenie i obrona roszczeń	Dane dotyczące relacji i sporu	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	do upływu właściwych terminów przedawnienia i zakończenia postępowań

7. Zamówienia, konto i obsługa klienta

Dane podane w formularzu zamówienia są niezbędne do identyfikacji stron, potwierdzenia zamówienia, przygotowania i wydania towaru, komunikacji o statusie, obsługi płatności i dostawy oraz wykonania obowiązków posprzedażowych. Brak danych obowiązkowych uniemożliwi złożenie lub realizację zamówienia.

Utworzenie konta jest dobrowolne. Konto umożliwia zarządzanie danymi, adresami i historią zamówień. Klient odpowiada za poufność hasła. Administrator może przechowywać podstawowe dane o utworzeniu i usunięciu konta, jeśli jest to konieczne do wykazania wykonania usługi lub obrony roszczeń.

Komunikacja dotycząca zamówienia, bezpieczeństwa konta, płatności, dostawy, zwrotu lub reklamacji nie stanowi newslettera. Jest to komunikacja transakcyjna konieczna do wykonania umowy lub realizacji obowiązku prawnego.

8. Płatności i faktury

W przypadku wyboru płatności elektronicznej dane niezbędne do realizacji transakcji są przekazywane operatorowi Przelewy24. Operator płatności może działać jako odrębny administrator danych w zakresie niezbędnym do autoryzacji, realizacji, przeciwdziałania oszustwom, obsługi reklamacji oraz wykonania własnych obowiązków prawnych. Administrator nie powinien otrzymywać pełnych danych instrumentu płatniczego, jeżeli płatność jest realizowana w systemie operatora.

W przypadku płatności za pobraniem informacje o kwocie pobrania i rozliczeniu są przekazywane przewoźnikowi. Dane dotyczące płatności i dokumentów sprzedaży są przechowywane zgodnie z obowiązkami podatkowymi, rachunkowymi oraz zasadami dowodowymi.

Faktury elektroniczne są wystawiane na podstawie danych podanych przez klienta. Jeżeli faktury będą obsługiwane przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), polityka i procedury wewnętrzne powinny zostać uzupełnione po potwierdzeniu faktycznego modelu integracji, zakresu uprawnień i podmiotów mających dostęp do danych.

9. Dostawa i odbiór osobisty

W celu realizacji dostawy Administrator przekazuje InPost dane konieczne do utworzenia i obsługi przesyłki, w szczególności imię i nazwisko, adres dostawy lub identyfikator automatu paczkowego/punktu, e-mail, telefon i informacje techniczne o przesyłce. InPost przetwarza dane zgodnie z własnymi obowiązkami i zasadami świadczenia usług.

Przy odbiorze osobistym dane są wykorzystywane do identyfikacji zamówienia i osoby uprawnionej do odbioru. Sklep może poprosić o podanie numeru zamówienia lub informacji pozwalającej uniknąć wydania towaru osobie nieuprawnionej. Kopia dokumentu tożsamości nie powinna być wykonywana bez wyraźnej podstawy prawnej.

10. Newsletter i informacje handlowe

Newsletter jest wysyłany wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody. Zgoda jest dobrowolna, konkretna, świadoma i możliwa do wycofania. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Rezygnacja powinna być możliwa przez link w wiadomości oraz kontakt z Administratorem.

Administrator przechowuje informacje pozwalające wykazać udzielenie zgody, takie jak data, treść zgody, źródło zapisu i ewentualny identyfikator techniczny. Dane te mogą być przechowywane po wypisaniu z newslettera wyłącznie w zakresie niezbędnym do obrony przed roszczeniami i wykazania zgodności.

Przed publikacją należy uzupełnić nazwę dostawcy systemu newsletterowego i ocenić, czy dane są przekazywane poza EOG. Jeżeli newsletter jest obsługiwany wyłącznie przez moduł Magento na serwerze IQ PL, należy potwierdzić konfigurację wysyłki, dostawcę poczty oraz dostęp administratorów technicznych.

11. Analityka, reklama i profilowanie

Sklep planuje korzystać z Google Analytics 4, Google Ads i Meta Pixel. Technologie analityczne i marketingowe inne niż niezbędne powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu ważnej zgody za pomocą CMP. Brak zgody nie może blokować podstawowych funkcji sklepu ani prowadzić do uruchomienia pełnych identyfikatorów reklamowych.

11.1. Google Analytics 4

Google Analytics 4 służy do pomiaru ruchu i zachowania użytkowników, tworzenia statystyk, oceny skuteczności treści i ścieżek zakupowych. Mogą być przetwarzane identyfikatory internetowe, dane o urządzeniu, przybliżona lokalizacja, źródło wizyty, zdarzenia i parametry e-commerce. Nie należy przesyłać do Google Analytics danych pozwalających Google bezpośrednio zidentyfikować osobę, takich jak adres e-mail, telefon lub imię.

Administrator powinien ustawić możliwie krótką i uzasadnioną retencję danych, wyłączyć zbędne funkcje reklamowe, zweryfikować Google Signals, User-ID, dane granularne i anonimizację/redakcję parametrów. Konfiguracja powinna odpowiadać treści CMP i polityki.

11.2. Google Ads

Google Ads może służyć do pomiaru konwersji, remarketingu i optymalizacji kampanii. Jeżeli wykorzystywane są funkcje reklamowe, identyfikatory cookies i dane o zdarzeniach mogą być łączone z informacjami o interakcjach z reklamą. Enhanced Conversions lub podobne funkcje wymagają odrębnego sprawdzenia, ponieważ mogą obejmować haszowane dane kontaktowe.

11.3. Meta Pixel

Meta Pixel pozwala mierzyć zdarzenia na stronie, tworzyć grupy odbiorców i optymalizować reklamy w usługach Meta. Pixel może rejestrować wyświetlenia, odwiedziny produktu, dodanie do koszyka, rozpoczęcie finalizacji i zakup, a także parametry techniczne urządzenia. Pixel nie powinien przekazywać danych przed zgodą na cookies marketingowe. Jeżeli wdrożone zostanie Conversions API, należy opisać przetwarzanie serwerowe i zweryfikować zakres przesyłanych danych.

11.4. Profilowanie i decyzje automatyczne

Dane o aktywności mogą być wykorzystywane do tworzenia segmentów reklamowych i dopasowania komunikatów marketingowych. Takie profilowanie nie powinno wywoływać skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie wpływać na użytkownika. Administrator nie podejmuje wyłącznie zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO dotyczących zawarcia umowy, ceny lub dostępu do oferty, chyba że odrębnie poinformuje o takim procesie i wdroży wymagane zabezpieczenia.

12. Pliki cookies i podobne technologie

Sklep wykorzystuje cookies sesyjne i trwałe oraz może korzystać z local storage, pikseli, tagów i identyfikatorów. Technologie są dzielone na kategorie zgodne z rzeczywistym zastosowaniem. Cookies niezbędne mogą działać bez zgody, gdy są konieczne do transmisji komunikatu lub świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika. Cookies analityczne i marketingowe wymagają wcześniejszej zgody, o ile przepisy nie przewidują wyjątku.

Kategoria	Przykładowy zakres	Cel	Podstawa uruchomienia
Niezbędne	Sesja, koszyk, logowanie, bezpieczeństwo, preferencje zgód	prawidłowe działanie sklepu i realizacja żądanych funkcji	co do zasady bez zgody, w granicach niezbędności
Funkcjonalne	Zapamiętanie dodatkowych preferencji	komfort korzystania i personalizacja funkcji	zgoda, jeżeli funkcja nie jest ściśle niezbędna
Analityczne	GA4 i pomiar statystyczny	analiza ruchu, wydajności i ścieżek zakupowych	zgoda
Marketingowe	Google Ads, Meta Pixel	pomiar reklam, remarketing, optymalizacja kampanii	zgoda

13. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora przysługują Ci prawa określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).

a. Prawo dostępu do danych

Masz prawo uzyskać informację, czy Administrator przetwarza Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – uzyskać dostęp do tych danych oraz informacje dotyczące m.in. celów ich przetwarzania, kategorii przetwarzanych danych, odbiorców danych oraz przewidywanego okresu ich przechowywania.

Możesz również zażądać otrzymania kopii swoich danych osobowych podlegających przetwarzaniu.

b. Prawo do sprostowania danych

Jeżeli Twoje dane osobowe są nieprawidłowe, nieaktualne lub niekompletne, masz prawo zażądać ich sprostowania lub uzupełnienia.

c. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

Możesz zażądać usunięcia swoich danych osobowych w przypadkach przewidzianych przez RODO, w szczególności gdy:

• dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane;
• wycofasz zgodę, na której opierało się przetwarzanie, a Administrator nie posiada innej podstawy prawnej do ich dalszego przetwarzania;
• skutecznie wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania;
• dane były przetwarzane niezgodnie z prawem;
• ich usunięcie jest wymagane w celu wykonania obowiązku prawnego.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Administrator może być zobowiązany do dalszego przechowywania określonych danych, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów prawa lub jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

d. Prawo do ograniczenia przetwarzania

W przypadkach określonych w RODO możesz zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, m.in. gdy kwestionujesz prawidłowość danych albo sprzeciwiasz się ich usunięciu mimo niezgodnego z prawem przetwarzania.

e. Prawo do przenoszenia danych

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub jest niezbędne do wykonania umowy oraz odbywa się w sposób zautomatyzowany, masz prawo otrzymać dotyczące Cię dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie.

Jeżeli jest to technicznie możliwe, możesz również zażądać przesłania tych danych bezpośrednio innemu administratorowi.

f. Prawo do wniesienia sprzeciwu

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności albo przetwarzanie będzie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli Twoje dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, możesz w każdym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania. Po wniesieniu sprzeciwu dane nie będą już przetwarzane w tym celu.

g. Prawo do wycofania zgody

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Twojej zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

h. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

W przypadkach określonych w RODO masz prawo nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, jeżeli decyzja taka wywołuje wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływa.

Informacje dotyczące ewentualnego stosowania przez Administratora zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub profilowania znajdują się w odpowiednich częściach niniejszej Polityki Prywatności.

i. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, masz prawo wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Skorzystanie z prawa wniesienia skargi nie ogranicza możliwości skorzystania z innych środków ochrony prawnej przewidzianych przez przepisy prawa.

j. Sposób wykonywania praw

W celu skorzystania z przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w części dotyczącej Administratora danych osobowych.

W przypadku uzasadnionych wątpliwości dotyczących tożsamości osoby składającej żądanie Administrator może poprosić o przekazanie dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia jej tożsamości.

Administrator udzieli informacji o działaniach podjętych w związku z Twoim żądaniem bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania.

W przypadku skomplikowanego charakteru żądania lub większej liczby żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. O takim przedłużeniu oraz jego przyczynach Administrator poinformuje w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

Realizacja praw wynikających z RODO jest co do zasady bezpłatna, z zastrzeżeniem przypadków przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa.